Gestión de flota de camiones para empresas de mudanzas

En corto

La gestión de flota de camiones en una empresa de mudanzas se ordena en cinco capas que se montan una sobre otra: expediente documental por unidad, costo por kilómetro, mantenimiento con bitácora, asignación diaria de unidad y tripulación, y rentabilidad medida por camión. Con menos de diez unidades, ninguna de las cinco necesita telemetría.

• Ninguna capa sirve sin la anterior: sin expediente no hay costo confiable, y sin costo no hay rentabilidad por camión.
• El diésel entra con el precio que tú pagas; Profeco publicó un promedio nacional de $27.05 por litro para los precios vigentes del 14 al 20 de julio de 2026, excluidas las zonas fronterizas con estímulo fiscal, y el costo fijo por kilómetro se dispara cuando el camión rueda poco.
• La verificación físico-mecánica es anual y su constancia se exige por unidad, no por empresa; la doble asignación de un camión o de un chofer se corrige con una sola agenda, no con mejor memoria.

Dos camiones idénticos, comprados el mismo mes y con el mismo chofer, casi nunca cuestan lo mismo por kilómetro. El que rueda poco arrastra los mismos costos fijos sobre menos kilómetros, así que su día de trabajo vale distinto, y esa diferencia no aparece en ninguna hoja de servicios ni en ninguna pantalla de GPS. Este pilar va en el orden en que se construye una flota de verdad, de la capa más barata a la más cara, y arranca con la tabla completa para que ubiques en cuál te quedaste.

Las cinco capas de la gestión de flota de camiones, en orden

Gestionar una flota de camiones de mudanza es sostener cinco controles por unidad, en este orden: expediente, costo, mantenimiento, asignación y rentabilidad. El orden importa porque cada capa se alimenta del dato que produce la anterior.

Nadie salta capas. Medir rentabilidad sin haber calculado el costo por kilómetro produce un número que se defiende hasta la primera discusión. La capa 1 no cuesta dinero, solo una tarde.

El tamaño de la unidad manda sobre todo lo demás, y ahí la norma pone el techo. Según la tabla B-2 de la NOM-012-SCT-2-2017, un camión unitario de dos ejes y seis llantas (clase C2) circula con hasta 19.0 toneladas de peso bruto vehicular en caminos tipo ET y A, y uno de tres ejes con ocho llantas llega a 24.0 toneladas. En mudanzas eliges por metros cúbicos, pero el peso bruto es el límite legal: la comparación de opciones está en qué camión comprar para mudanzas.

Capa 1: el expediente de cada unidad y qué se vence cuándo

El expediente de una unidad es la carpeta donde vive todo lo que puede detenerla en un retén: factura, tarjeta de circulación, póliza de seguro, constancia de verificación físico-mecánica y licencia federal del operador asignado. Sin esa carpeta no hay flota, hay suerte.

La obligación de la verificación técnica está en la ley, con esas palabras:

“Todos los vehículos de autotransporte de carga, pasaje y turismo que transiten en caminos y puentes de jurisdicción federal, deberán cumplir con la verificación técnica” Fuente: Ley de Caminos, Puentes y Autotransporte Federal, artículo 35, texto vigente con última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.

El seguro lo contrata el propietario del vehículo, no el cliente ni el chofer, y el artículo 63 Bis no se confunde con el 68: el primero obliga por circular, el segundo por ser permisionario. Qué autoridad exige cada documento y qué multa trae cada hueco está desglosado en los requisitos legales de una empresa de mudanzas. Los requisitos para mudanzas estrictamente locales cambian por estado y por tipo de camino, así que confirma los tuyos con la autoridad de transporte de tu entidad antes de dar por cerrado el expediente.

¿Cuánto te cuesta un kilómetro de cada camión?

La capa 2 es un número por unidad: cuánto te cuesta rodar un kilómetro con ese camión. Se arma con dos bloques, costo variable y costo fijo prorrateado, y se recalcula cada mes.

La fórmula solo necesita el odómetro y tus facturas:

costo por kilómetro = (costo variable del mes + costo fijo del mes) ÷ kilómetros del mes

Cuáles son las doce partidas que alimentan esos dos bloques, cuál corre al mes y cuál crece con el kilometraje, y el ejemplo con cada supuesto declarado están en el costo por kilómetro en autotransporte, que es donde vive el método. La flota empieza donde ese cálculo termina, con una consecuencia que el número suelto no enseña: el resultado depende de cuánto rodó la unidad, no solo de lo que gastó.

Toma el bloque variable de ese ejemplo, $10.68 por kilómetro con diésel a $27.05 por litro (Profeco, precios vigentes del 14 al 20 de julio de 2026, excluidas las zonas fronterizas con estímulo fiscal), rendimiento de 3.5 km/l y los prorrateos de llantas, taller y lubricantes. Ponle encima el bloque fijo de una unidad de $850,000 depreciada al 25% anual según la LISR, artículo 34, fracción VI: $17,708 al mes de depreciación, $2,900 de seguro y $210 de refrendo, o sea $20,818. Con 2,400 kilómetros en el mes, esos fijos son $8.67 por kilómetro y la unidad rueda a $19.35, sin mano de obra.

Ahora bájale los kilómetros a 1,200 y no toques nada más. Con ese supuesto, el variable no se entera y sigue en $10.68 por kilómetro, pero los fijos no se mueven en pesos y sí en pesos por kilómetro, porque el seguro, el refrendo y la depreciación corren aunque el camión duerma en el patio: pasan de $8.67 a $17.35, cálculo propio sobre los mismos supuestos, y el total del kilómetro llega a $28.03.

Casi nueve pesos de diferencia sin que nadie tocara el camión. Ese es el número que cambia decisiones de verdad, y es la razón de que la capa 2 se calcule por unidad y por mes y nunca como promedio de la flota: el promedio esconde justo al que se salió. Un camión que factura poco es el más caro de tu flota por cada kilómetro que sí recorre, así que el primero que debes revisar es el que menos servicios hizo, no el más viejo. El prorrateo del taller que alimenta el bloque variable sale de tu propio historial, y su cálculo está en costo de mantenimiento por kilómetro.

Capa 3: mantenimiento que no dependa de la memoria del chofer

El mantenimiento de una flota de mudanzas corre con dos relojes: el kilometraje del odómetro y el calendario de la verificación federal. Quien opera con uno solo termina con la unidad en el taller el día de la mudanza grande.

El reloj de calendario ya está fijado por norma. La NOM-068-SCT-2-2014 establece las especificaciones que el vehículo debe presentar para obtener la constancia o dictamen de aprobación de condiciones físico mecánica anual, emitido por una unidad de verificación aprobada por la Secretaría. Ese trámite se agenda con semanas de anticipación, no el día que vence.

El reloj de kilometraje lo pones tú. Con el supuesto de servicio cada 10,000 km y una unidad que rueda 2,400 km al mes, el taller toca cada cuatro meses, y esa fecha se agenda el día que la unidad sale del servicio anterior, no cuando el chofer escucha un ruido. Aquí termina la capa: la flota decide cuándo entra cada unidad y con qué reloj. Qué columnas lleva el renglón que se abre ese día, qué evento lo dispara y quién lo firma es otro oficio, y está resuelto en la bitácora de mantenimiento vehicular. Esa libreta devuelve el favor: alimenta el prorrateo de la capa 2 y sostiene una reclamación de garantía.

¿Cómo evitas asignar el mismo camión dos veces el mismo día?

La doble asignación se evita reservando unidad, chofer y ayudantes en el mismo momento en que la mudanza se confirma. Dos listas separadas, la del patio y la de la oficina, siempre terminan discrepando.

Tres reglas cierran el hueco. La primera: una mudanza confirmada aparta la unidad por el día completo, no por la hora estimada, porque con el supuesto de un servicio de 5 horas que se alarga a 8 horas, el segundo del día ya no existe. La segunda: el chofer y los ayudantes se apartan con la unidad, en el mismo registro, porque un camión sin tripulación no es un camión disponible. La tercera: nadie promete fecha al cliente antes de mirar la disponibilidad de esa unidad, y quien contesta el teléfono tiene que ver lo mismo que ve el patio. Con dos camiones el pizarrón aguanta; con seis, cada cambio de última hora obliga a repintar medio tablero y ahí es donde nace el empalme. La coordinación completa del día, con los puntos de control que rodean a la asignación, está en cómo organizar la operación de mudanzas.

El día que el mismo camión aparece en dos mudanzas

Una agenda en pizarrón funciona con dos unidades y se rompe con seis, porque la reserva del camión y la del chofer viven en renglones distintos. Cuando la asignación se hace sobre el mismo registro que la mudanza, la unidad y su tripulación quedan apartadas en el instante en que el servicio se programa. Nimbaro asigna vehículo, conductor y ayudantes a cada mudanza y mantiene el estado del servicio a la vista, de modo que la agenda del patio y la de la oficina son la misma. Si hoy repartes camiones en un cuaderno, revisa cómo se asigna unidad, conductor y ayudantes antes de cambiar de herramienta.

Capa 5: qué unidad te deja dinero y cuál te lo quita

La rentabilidad por unidad es la resta entre lo que facturó ese camión en el mes y lo que costó tenerlo. Se calcula con el costo por kilómetro de la capa 2 y con los ingresos de los servicios que esa unidad ejecutó.

Los dos camiones facturaron. Solo uno pagó su estancia. El camión B está subutilizado, y con esos supuestos su resultado del mes no alcanza para pagar el seguro de esa unidad: ahí decides entre venderlo, rentarlo cuando esté libre o mandarle los servicios que hoy hace el A. La tabla se arma con dos columnas que ya tienes y con el costo por kilómetro de la capa 2. Ese resultado por unidad es el piso de tu tarifario, y la conversión a precio está en cuánto cobrar por un flete.

El chofer y los ayudantes también son parte de la flota

Una unidad sin operador habilitado es un activo detenido. El artículo 36 de la Ley de Caminos, Puentes y Autotransporte Federal obliga a los conductores de autotransporte federal a obtener y renovar la licencia federal que expide la Secretaría.

El Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares nombra las categorías A, B, C, D, E y F en su artículo 89, pero no dice qué vehículo cubre cada una: solo reparte requisitos distintos por categoría. Pide mayoría de edad para A, B, C, D y F, credencial de guía de turistas para la D, y para la E, la de materiales y residuos peligrosos, licencia previa de categoría B o C o constancia de dos años de experiencia. La vigencia sí está en el texto: 10 años, con refrendo cada 2 años, por el artículo 90. Qué categoría corresponde a tu unidad lo resuelve la SICT al expedir la licencia, así que confírmala antes de contratar a un operador. En el expediente de la flota, la fecha de refrendo del operador vale tanto como la de la verificación del camión. Y conviene tener presente de dónde salen esos dos papeles: la licencia va a nombre de quien maneja y el permiso a nombre del negocio, una distinción que se explica junto al resto del expediente de alta en los requisitos para poner un negocio de fletes.

La rotación es el otro costo escondido. Un ayudante nuevo tarda semanas en cargar sin rayar un mueble, y el daño al menaje se paga con el margen del servicio. Cuánto se paga en el mercado está en cuánto gana un cargador de mudanzas, y el proceso para dejar de contratar a las prisas, en contratar cargadores y choferes.

¿Con cuántas unidades deja de servirte la hoja de cálculo?

La hoja de cálculo se rompe cuando aparecen tres condiciones juntas: más de tres unidades, más de una persona capturando y la necesidad del dato el mismo día que cotizas. Con una sola de las tres, la hoja bien llevada todavía gana.

Antes de cambiar de herramienta, exprime la que tienes: una plantilla de control de flota en Excel bien armada resuelve las capas 1, 2 y 3 de una flota chica. El punto de quiebre no es el número de camiones, es el número de manos. Si tu costo por kilómetro pasó de $19.35 a otro número con los mismos supuestos y nadie lo notó hasta el cierre, el problema no está en la hoja. Y si te tienta comprar localización antes que control, la comparación está en GPS vs software de gestión de flota.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuántas unidades necesito un sistema de gestión de flota?

No es un número de camiones, son tres condiciones juntas: más de tres unidades, más de una persona capturando datos y necesitar el costo del mes el mismo día que cotizas. Con una sola condición, una hoja de cálculo bien llevada aguanta. Con las tres, ya perdiste el control de versiones.

¿Qué documentos debe traer siempre el camión?

Tarjeta de circulación, póliza de seguro de daños a terceros, constancia de la verificación físico-mecánica y la licencia federal del operador que va manejando. La Ley de Caminos, Puentes y Autotransporte Federal obliga al seguro en su artículo 63 Bis y a la verificación técnica en su artículo 35. Los requisitos estatales para mudanzas locales cambian por entidad.

¿Cómo reparto los costos fijos entre camiones que trabajan distinto?

Divide cada costo fijo entre los kilómetros que esa unidad recorrió en el mes, no entre el total de la flota. El seguro, el refrendo y la depreciación son de un camión concreto, y prorratearlos por partes iguales esconde justo a la unidad que trabaja poco y cuesta igual. Recalcula cada cierre de mes.

¿La gestión de flota incluye a los cargadores?

Sí, porque en mudanzas el chofer suele cargar y el ayudante decide cuánto tarda la unidad en quedar libre. Una unidad no está disponible hasta que su tripulación termina, así que la agenda de camiones y la de personas se llevan juntas o no se llevan.

¿Conviene rentar o comprar la segunda unidad?

Compara la renta mensual contra el costo fijo mensual de tener el camión propio: seguro, refrendo, depreciación y financiamiento. Si tu segundo camión va a rodar menos de la mitad de los kilómetros del primero, la renta por servicio te sale más barata que un activo parado. Corre el número con tus meses reales.

Qué hacer ahora

Si hoy no mides nada, empieza por el odómetro de cada camión el día uno y el último día del mes: ese par de números da los kilómetros por unidad, que es el denominador de las otras cuatro capas. Después abre una hoja y escribe una fila por camión con cinco columnas: placa, odómetro de hoy, fecha de la última verificación, vigencia de la licencia del operador asignado y kilómetros del mes pasado. Es la capa 1 completa y toma menos de una tarde. La semana que entra, calcula el costo por kilómetro de la unidad que más rueda y compáralo con la que menos. Cuando el pizarrón del patio deje de cuadrar con la agenda de la oficina, pide una demo y carga tus unidades en el panel.

Fuentes consultadas

1. Ley de Caminos, Puentes y Autotransporte Federal, texto vigente, última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025.
2. Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 34, fracción VI, última reforma publicada en el DOF el 1 de abril de 2024.
3. Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares, artículos 88 a 90, publicado en el DOF el 22 de noviembre de 1994, última reforma del 28 de noviembre de 2000.
4. NOM-068-SCT-2-2014, condiciones físico-mecánica y de seguridad, DOF, 19 de enero de 2015.
5. NOM-012-SCT-2-2017, peso y dimensiones máximas, tabla B-2, DOF, 26 de diciembre de 2017.
6. Profeco, Quién es Quién en los Precios de la Gasolina y Diésel, publicación del 27 de julio de 2026, precios vigentes del 14 al 20 de julio de 2026, excluidas las zonas fronterizas con estímulo fiscal.