Formato de cotización de flete en Excel:hasta dónde sirve

En corto

Un formato de cotización de flete en Excel necesita cuatro pestañas: parámetros con el diésel y los jornales, tarifario por ruta, la cotización que se imprime y el registro de lo cotizado, y aguanta hasta que dos personas cotizan a la vez.

• Separa parámetros de tarifario: si sube el diésel tocas una celda.
• El precio sale de dividir el costo entre uno menos tu margen.
• Sin vigencia te aceptan en octubre el precio de julio.
• La cotización no lleva Carta Porte: esa obligación nace al trasladar.
• La primera alarma es el archivo con fecha en el nombre.

Mira lo que traes en el celular: el ticket del diésel, la nómina del sábado, la caseta del martes y el precio que pasaste por chat. Esos cuatro datos ya son tu pestaña de parámetros. El documento que recibe el cliente vive en la plantilla de cotización de mudanza; aquí va la herramienta que lo llena y dónde se rompe frente a un cotizador de mudanzas para tu web.

¿Qué pestañas lleva un formato de cotización de flete en Excel?

Un formato de cotización de flete en Excel se reparte en cuatro pestañas: Parámetros, Tarifario, Cotización y Registro. La regla: el dato que cambia solo, como el diésel, vive en Parámetros y nunca dentro de una fórmula.

Las pestañas leen hacia abajo, nunca al revés: la hoja donde alguien teclea el litro en una fórmula miente cuando sube el diésel. Con 30 cotizaciones al mes, supuesto del ejemplo, Registro contesta cuántas cerraste.

¿Cómo se calcula el precio dentro de la hoja?

El precio de un flete sale de dos operaciones: sumar el costo del viaje y dividirlo entre uno menos tu margen objetivo. Dividir, no multiplicar: sumar el margen encima del costo deja menos del que creías.

Parametros!B2    27.05     precio del litro de diesel
Parametros!B3    3.5       rendimiento de la unidad, km/l
Parametros!B4    330.57    jornal integrado de cada cargador
Parametros!B5    0         jornal del chofer: 0 si ya vive en el costo fijo
Parametros!B6    1574      costo fijo del dia, con el operador de planta dentro
Parametros!B7    25%       margen objetivo
Parametros!B8    16%       IVA

Tarifario!A2     =B2&"|"&C2&"|"&D2
Cotizacion!B7    =BUSCARX(B4&"|"&B5&"|"&B6;Tarifario!A:A;Tarifario!E:E;"sin tarifa")
Cotizacion!B12   =(B8/Parametros!$B$3)*Parametros!$B$2
Cotizacion!B13   =Parametros!$B$5+Parametros!$B$4*B9
Cotizacion!B16   =SUMA(B12:B15)
Cotizacion!B17   =REDONDEAR(B16/(1-Parametros!$B$7);0)
Cotizacion!B18   =B17*Parametros!$B$8
Cotizacion!B19   =B17+B18
Registro!H2      =SI(HOY()>G2;"vencida";"vigente")

Ojo con el chofer: su sueldo ya va en esos $40,922, así que B13 carga solo a los cargadores y B5 queda en cero. Si le pagas por viaje, inviértelo: sus $389.19 según CONASAMI van en B5 y salen del costo fijo.

La clave concatenada de Tarifario sostiene la búsqueda: une origen, destino y unidad en un texto, así que Puebla a Veracruz en camioneta y la misma ruta en rabón nunca se confunden, y si falta la ruta la fórmula devuelve un aviso en vez de un cero. Los supuestos se cambian por los tuyos el primer día; la aritmética no. Con un costo de viaje de $6,874 y un margen de 25%, el precio antes de IVA queda en $9,165. Si en lugar de dividir le sumas ese 25% al costo, la hoja escribe $8,592 y tu margen real cae a 20%: son $573 por viaje que nadie ve hasta el cierre, por cálculo propio sobre los mismos supuestos. De dónde sale cada costo está en cuánto cobrar por un flete.

Los campos que casi ninguna plantilla de flete trae

Las plantillas de internet traen cliente, concepto, cantidad y total, y ahí se acaban. A un flete carretero le faltan seis campos, y cada uno es dinero que absorbes tú.

1. Kilómetro vacío o retorno. El camión regresa aunque nadie pague el regreso.
2. Maniobra por piso sin elevador. Un tercer piso son horas de cuadrilla.
3. Tiempo de espera. Si el cliente no está listo, alguien paga la hora.
4. Artículos especiales. Piano, caja fuerte y línea blanca van aparte.
5. RFC y régimen fiscal. Sin ellos la factura se atora al cobrar.
6. Vigencia. El día exacto en que ese precio caduca.

La razón se ve al abrirlas. La de hansatic.com, de agosto de 2026, es de flete marítimo: pide Incoterms, puertos y código HS, y no sirve en carretera. La de soytutti.com sí es mexicana y publica rangos de 2026, de $400 a $1,000 el flete local: cifras de un tercero, no tu tarifario.

¿Necesitas Carta Porte para mandar una cotización de flete?

No. Una cotización no es comprobante fiscal, así que no lleva complemento Carta Porte ni folio del SAT. Esa obligación nace al trasladar y facturar:

“Sí, los transportistas que realicen el traslado de bienes y/o mercancías deben emitir una factura electrónica de ingreso o traslado a la que incorporen el complemento Carta Porte, ello sin importar el número de unidades de las que son propietarios o poseedores, […]” Fuente: SAT, preguntas frecuentes de Carta Porte 3.1, Autotransporte, pregunta 4, 2024.

Tener dos camiones no exenta a nadie. Cuándo aplica a un menaje y cómo opera la excepción de 30 kilómetros está en Carta Porte para mudanzas.

¿Hasta dónde te sirve el Excel?

El Excel aguanta mientras una sola persona cotice y el archivo viva en una computadora. Cinco señales avisan que ya no, y llegan cuando el archivo se multiplica.

1. Dos personas cotizando el mismo día. El lunes hay dos precios por ruta.
2. Archivos con fecha en el nombre. Nadie sabe cuál trae el precio bueno.
3. Precios que no cuadran con lo facturado. Alguien tecleó sobre una fórmula.
4. Cotizaciones que vencen solas. Nadie mira la columna de estado.
5. No saber cuántas mandaste. Sin conteo no hay tasa de cierre.

El orden para salir de la hoja tiene un requisito que casi nadie respeta: primero se estabiliza el tarifario dentro del Excel y después se migra. Migrar el desorden lo multiplica: un sistema aplica la regla que le cargaste a todas las cotizaciones del año, no solo a la de hoy. Toma tus diez rutas más vendidas del trimestre, cárgalas en Tarifario, cotiza con ellas dos semanas y corrige lo que no cuadre contra lo facturado. Son 15 cotizaciones de prueba con dinero real, sobre el supuesto de 30 al mes, y las diferencias que salgan ahí son las que te habrían costado el año. Recién cuando esas filas den el precio que darías tú a mano vale la pena comparar qué software para empresas de mudanzas te sirve. La hoja no fue el error: fue tu primer tarifario.

Cuando el precio bueno deja de vivir en un archivo

Un archivo compartido no tiene versión buena: tiene la que abrió cada quien. Con el tarifario en una tabla en línea, cambiar un precio deja de significar avisarle a cinco personas cuál es el archivo válido. Nimbaro publica el cotizador con tu logo, tus colores y tu dominio: el cliente captura su flete dentro de tu marca y el monto sale de la tabla que tú editas. Prueba ahí tus tres rutas antes de abrir al público tu cotizador de marca propia.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar un flete por kilómetro?

Puedes, y la hoja calcula igual: el precio por kilómetro es el total dividido entre los kilómetros del viaje, no otro método. Lo que cambia es cómo lo presentas y qué haces con el retorno vacío, que se cobra o se regala.

¿La cotización necesita folio fiscal?

No. El folio fiscal lo asigna el SAT al timbrar una factura, y una cotización no se timbra. Ponle tu consecutivo, del tipo FLE-2026-0148: lo vas a necesitar cuando el cliente hable tres semanas después. Es la llave del Registro.

¿Cómo actualizo el precio cuando sube el diésel?

Cambias una celda: el precio del litro en la pestaña Parámetros. Las cotizaciones nuevas salen con el número nuevo y las ya enviadas se respetan hasta que venza su fecha, que para eso llevan vigencia. Revisa el corte de Profeco cada semana.

¿Qué pongo si el cliente no sabe qué va a mover?

Cotiza por unidad y por tiempo: tarifa de la camioneta que crees que entra, más maniobra por hora, más el ajuste si el volumen rebasa lo cotizado. Escribe ese umbral en la hoja antes de mandarla. Un metraje inventado acaba en discusión.

¿Conviene mandar el Excel o un PDF?

Manda PDF siempre. El archivo de Excel deja ver tus fórmulas, tu margen y tus costos, y cualquiera edita un renglón y luego dice que así se lo mandaste. Exporta la pestaña Cotización y resume en el mensaje total, vencimiento y exclusiones.

¿Qué precio pongo si la ruta no está en el tarifario?

Ninguno todavía. La búsqueda devuelve un aviso de ruta sin tarifa a propósito, para que nadie invente un número en la hoja. Calcula esa ruta con sus kilómetros reales, cárgala como fila nueva y cotiza desde ahí. La ruta rara de hoy se repite.

Qué hacer ahora

Abre un archivo con dos pestañas: Parámetros y Tarifario. Escribe en la primera tus costos de hoy, con el ticket del diésel a la vista, y en la segunda tus cinco rutas más vendidas. Cotiza el siguiente flete con esa hoja y compáralo contra el precio que ibas a dar de memoria. Si la diferencia te incomoda, ya sabes qué regalabas. Cuando dos personas coticen a la vez, pide tu tarifario cargado en una demo.

Fuentes consultadas

1. SAT, preguntas frecuentes de Carta Porte 3.1, 07-08-2024.
2. Profeco, precios de gasolina y diésel, 27-07-2026.
3. CONASAMI, salarios mínimos 2026, enero.
4. Ley del Impuesto al Valor Agregado, art. 1o., DOF 12-11-2021.
5. soytutti.com, plantilla de cotización de fletes, agosto 2026.
6. hansatic.com, plantilla de flete marítimo, agosto 2026.