Contabilidad para empresa de fletes:lo mínimo que llevar

En corto

La contabilidad de una empresa de fletes se lleva en dos capas: la fiscal, que el Código Fiscal define y tu contador declara, y la de gestión, un catálogo de gastos propios del giro que ningún despacho va a diseñar por ti y que decide si aceptas el siguiente viaje.

• Cinco años es el mínimo fiscal del Código Fiscal; los comprobantes de tus operaciones se conservan diez por el Código de Comercio.
• Doce rubros bastan, y la columna que decide un viaje es variable o fijo.
• Tu cliente persona moral retiene 4% de IVA: sobre $12,000 MXN te deposita $13,440 y no $13,920.
• El diésel pagado en efectivo no se deduce, ni con tu RFC en el comprobante.

El lunes cargas un menaje a Querétaro. El martes emites el comprobante. El jueves entra el depósito con menos IVA del que facturaste. El viernes el operador te deja un fajo de tickets, varios sin RFC. El día 12 mandas todo al contador y a fin de mes sigues sin saber si ese viaje dejó dinero. La cadena se rompe en el registro.

Aquí se responde qué papel se guarda, cómo se clasifica el gasto y cómo se concilia el banco con la factura. Qué números salen de esos registros vive en indicadores de una empresa de mudanzas; cuándo entra el dinero, en cómo cobrar una mudanza; y qué exige cada autoridad, en requisitos legales de una empresa de mudanzas.

Lo que el SAT llama contabilidad en una empresa de fletes

La contabilidad de una empresa de fletes se integra por los libros y registros contables, los papeles de trabajo, los estados de cuenta, el control de inventarios y la documentación comprobatoria de los asientos, según el artículo 28 del Código Fiscal. No la elige tu despacho.

El plazo fiscal del artículo 30 corre desde la declaración relacionada, no desde el viaje, y son cinco años. Ese mínimo no borra el mercantil: el artículo 38 del Código de Comercio manda conservar los comprobantes originales de las operaciones “por un plazo mínimo de diez años”, y el 49 dice lo mismo de los documentos donde constan contratos y compromisos. Dimensiona tu archivo con el plazo largo. Y hay un renglón sin margen: los artículos 83, fracción VII, y 84, fracción IV, inciso a) sancionan no expedir comprobantes con multa de $22,300.00 a $127,530.00 MXN, actualizada en el DOF el 28 de diciembre de 2025.

El sobre del contador: seis tareas con día asignado

Ese expediente no se arma en diciembre. El calendario va aquí, antes que la clasificación y antes que la deducción, porque es lo que produce los papeles que las tres secciones siguientes clasifican, deducen y concilian: sin las seis entregas hechas a tiempo, lo demás se discute sobre documentos que nadie tiene.

El contador necesita seis entregas al mes y todas tienen día. Con el día escrito, el cierre deja de depender de que alguien se acuerde el domingo.

El día 17 no es capricho: según el artículo 113-E, ese día vence el pago mensual del Régimen Simplificado de Confianza. Con el supuesto de 20 servicios, las seis tareas ocupan unas 3 horas, y el método para comprimirlas está en cerrar el mes en una hora.

Las dos tareas que nadie termina a mano

Conciliar depósitos contra servicios y armar el por cobrar son las entregas que se atoran, porque exigen cruzar el banco contra una lista que vive en otro lado. Con el estado de cobro pegado a cada mudanza, el cruce ya está hecho antes de abrir la hoja. Nimbaro registra cada servicio con su precio y su estado de cobro, y saca reportes de cobrado, facturado y por cobrar exportables a CSV, el archivo que tu contador abre sin traducir y que tú vuelcas a los doce rubros de la sección siguiente.

¿Cómo clasificas el gasto de un camión para que sirva a las dos contabilidades?

El gasto de un camión se clasifica dos veces con el mismo comprobante: por cuenta, para la contabilidad fiscal que declara tu contador, y por comportamiento, para decidir si aceptas el viaje.

La frontera entre variable y fijo es la única que cambia una decisión el mismo día. Un costo variable existe porque ese servicio se hizo: si el camión no sale, no hay diésel, ni casetas, ni jornal de cuadrilla, ni material de empaque. Un costo fijo se paga aunque el patio esté lleno, como la póliza, las placas, la mensualidad de la unidad y el despacho. Cuando entra un flete a precio bajo, la pregunta no es si cubre todos tus costos, sino si cubre los variables y deja algo encima. Esa cuenta necesita los doce rubros separados de antemano, no reconstruidos a fin de mes. La contabilidad fiscal no hace esa separación: agrupa por cuenta y por deducibilidad. Las dos clasificaciones viajan sobre el mismo comprobante y no duplican captura si anotas el servicio al que pertenece cada gasto el mismo día.

El retiro del dueño es un renglón del catálogo, no una excepción

Mezclar la cuenta de la casa con la del negocio no rompe una regla moral, rompe el denominador: si la despensa sale de la misma cuenta que el diésel, el rubro 1 deja de medir diésel. Tres pasos, sin constituir sociedad. Abre una cuenta del negocio y cobra ahí todo. Paga desde ella solo los doce rubros. Y fíjate un retiro mensual fijo, con el supuesto de $25,000 MXN, en el rubro 12.

¿Qué se deduce de verdad en autotransporte y qué se cae por la forma de pago?

En autotransporte se deducen el diésel, las casetas, las refacciones, los sueldos y la depreciación de la unidad, siempre que el gasto tenga comprobante fiscal y se pague por medio bancarizado. La forma de pago tumba más deducciones que el concepto.

El diésel tiene la regla más estricta del catálogo. Según el artículo 27, fracción III de la Ley del ISR, el combustible se paga por transferencia, cheque, tarjeta o monedero autorizado por el SAT aun cuando no exceda de $2,000.00 MXN, y el comprobante debe traer el permiso vigente del proveedor. Un ticket de $900 en efectivo no se deduce.

El impuesto especial se acredita aparte. La Ley de Ingresos de la Federación para 2026, artículo 20, apartado A, fracción IV, permite acreditar contra el ISR el IEPS que causó quien te vendió el diésel, con el mismo requisito de pago. La fracción V acredita hasta 50% de lo pagado en la Red Nacional de Autopistas de Cuota a quien se dedique solo al transporte de carga con ingresos menores a 300 millones de pesos.

La unidad no se deduce el año que la compras, se deprecia. Según el artículo 34, fracción VI, el máximo es 25% anual para camiones de carga, tractocamiones y remolques: cuatro ejercicios. La depreciación baja tu resultado sin salir del banco; la mensualidad sale del banco sin ser gasto.

Qué deduces depende de tu régimen. Una persona física del Régimen Simplificado de Confianza paga sobre ingresos cobrados, sin deducción alguna, mientras no rebase $3,500,000 MXN del ejercicio anterior, según el artículo 113-E; la moral, 35 millones de pesos, en el artículo 206. Ahí el catálogo sirve para decidir viajes, no para declarar: eso se compara en régimen fiscal de una empresa de fletes, y tu caso lo confirma tu contador.

¿Por qué el depósito no cuadra con la factura y cómo se concilia?

El depósito no cuadra con la factura porque tu cliente persona moral retiene el 4% del valor de la contraprestación, según el Reglamento de la Ley del IVA. El comprobante y el banco dicen números distintos y los dos son correctos.

“La retención se hará por el 4% del valor de la contraprestación pagada efectivamente, cuando reciban los servicios de autotransporte terrestre de bienes que sean considerados como tales en los términos de las leyes de la materia.” Fuente: Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 3, fracción II, texto vigente con última reforma publicada en el DOF el 25 de septiembre de 2014.

DEPOSITO = BASE + (BASE × 0.16) − (BASE × 0.04)

Con BASE = $12,000, supuesto del ejemplo:
  IVA trasladado ........ $1,920
  IVA retenido .......... $480
  Depósito esperado ..... $13,440   (no $13,920)

El artículo 1o.-A, fracción II, inciso c) establece esa retención del 4% a cargo de quien recibe el servicio, y el artículo 1o. te deja disminuir del impuesto a tu cargo el que te hubieren retenido. Ese dinero no se perdió; lo que se movió es tu banco. Cuando el desfase cae en enero es un problema de caja, y eso está en flujo de efectivo en temporada baja.

Conciliar lo cobrado contra lo facturado se hace con tres columnas y una regla. La primera trae lo facturado del mes por servicio, tomado de tus CFDI. La segunda, lo depositado, tomado del estado de cuenta y no del mensaje del cliente. La tercera, la diferencia, que solo admite tres explicaciones legítimas: la retención de IVA, un abono parcial o una comisión de la terminal de cobro. Cualquier cuarta es un error de captura o un cobro que nadie hizo. Con el supuesto de 20 servicios al mes, la tabla toma media hora y deja escrito el por cobrar real, servicio por servicio y con fecha. Sin ella el fletero persigue depósitos que ya entraron y da por cobrado lo que sigue pendiente. Es la conciliación que el contador no hace, porque él ve tus comprobantes y no tu banco.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un contador si solo tengo un camión?

Para cumplir con el SAT, sí, salvo que domines tu régimen y presentes tú las declaraciones. Para saber si ganas no basta: necesitas tu propia contabilidad de gestión, con precio y costos variables por servicio. Solo el primer trabajo se delega completo.

¿Puedo deducir el diésel que cargo en efectivo?

No. Según el artículo 27, fracción III de la Ley del ISR, el combustible se paga por transferencia, cheque, tarjeta o monedero autorizado por el SAT, aun por montos menores a $2,000.00. Esa fracción solo libera del requisito en zonas rurales sin servicios bancarios.

¿Qué registro si el camión todavía lo estoy pagando a crédito?

Tres cosas distintas. La depreciación anual de la unidad, hasta 25% según el artículo 34, fracción VI de la Ley del ISR. Los intereses del crédito, que son gasto financiero. Y el abono al capital, que no es gasto sino salida de banco. Mezclarlas deforma tu mes.

¿Qué pasa si mi cliente persona moral no me retiene el IVA?

La obligación de retener es de tu cliente y nace del artículo 1o.-A, fracción II, inciso c) de la Ley del IVA. Tú expides tu comprobante con el impuesto que corresponde y guardas la constancia cuando exista. Si el depósito llega completo, avísale y pregúntale a tu contador.

Qué hacer ahora

Abre tu estado de cuenta del mes pasado junto a los CFDI que emitiste y arma la tabla de tres columnas: facturado, depositado y diferencia. Marca cada renglón que no se explique por la retención, un abono o una comisión. Después clasifica esos gastos en los doce rubros: esa es tu contabilidad de gestión. Si prefieres el cobrado y el por cobrar ya cruzados por servicio, agenda una demo del panel de reportes.

Fuentes consultadas

1. Código Fiscal, arts. 28, 30, 83, 84, DOF 09-04-2026.
2. Ley del ISR, arts. 27, 34, 113-E, 206, DOF 01-04-2024.
3. Ley del IVA, art. 1o.-A, DOF 12-11-2021.
4. Reglamento del IVA, art. 3, DOF 25-09-2014.
5. Ley de Ingresos 2026, art. 20, apartado A, fracciones IV y V, DOF 07-11-2025.
6. Código de Comercio, arts. 38 y 49, DOF 14-11-2025.