Qué preguntar en una demo de software:25 preguntas
Las 25 preguntas de una demo de software de gestión, agrupadas por bloque, con la respuesta que descalifica al proveedor y el semáforo para decidir al colgar.
En corto
En una demo de software de gestión hay que preguntar primero de quién son los datos y cómo se exportan, después quién puede cambiar el tarifario sin llamar a soporte, y al final el precio y el contrato: son 25 preguntas en seis bloques y cada una tiene una respuesta que descalifica.
- Llega con tus últimos 20 servicios cobrados y con tu tarifario, aunque sea una libreta.
- Si un cliente pide sus datos personales, tienes veinte días para contestar, según el artículo 31 de la LFPDPPP.
- Dos rojos en el bloque de datos o en el de contrato descartan sin segunda llamada.
- La guía equivalente en inglés hace 14 preguntas y ninguna menciona CFDI ni Carta Porte.
El vendedor te clasifica en los primeros diez minutos. Si abres por el precio, te lee como quien compara etiquetas; si abres por el formato en que exportas tus clientes al irte, cambia de guion.
Esto es qué preguntar, en qué orden y qué respuesta descalifica.
Estas 25 preguntas no repiten trabajo hecho. Qué categoría comprar se decide en software para empresas de mudanzas, la cuenta en pesos vive en cuánto cuesta un software de mudanzas y lo que se contesta leyendo la web está en software de mudanzas en México. Aquí quedan las de la llamada.
¿Qué llevas a una demo de software y quién entra contigo?
Llevas tus últimos 20 servicios cobrados, con tus propios datos de lo que facturaste, el tarifario y las tres tareas que más tiempo te quitan.
Sin eso, la demo es una presentación.
Que entre quien cotiza a diario: ve en un minuto lo que al dueño le toma un mes. Con el supuesto de una demo de 60 minutos, deja quince para capturar una mudanza tuya delante del vendedor. Imprime las tablas: esa plantilla impide que la llamada la conduzca su guion.
Bloque 1: cinco preguntas sobre tus datos
Va primero porque es donde más se descalifica y peor preparado llega el vendedor. Las cinco se piden por escrito.
| Pregunta, literal | Descalifica si |
|---|---|
| ¿De quién son mis datos y dónde lo dice? | No lo sabe o los comparte |
| ¿En qué formato exporto clientes y cotizaciones? | No abre en tu hoja |
| ¿Puedo exportar yo hoy, sin ticket? | Solo soporte, y cobrando |
| Si cancelo, ¿cuántos días tengo para bajarlo? | No hay plazo escrito |
| ¿Cómo le saco sus datos a un cliente? | No conoce los derechos ARCO |
La última no es de informática. Frente a tu cliente, la responsable eres tú, y la ley te pone reloj:
“El responsable comunicará a la persona titular, en un plazo máximo de veinte días, contados desde la fecha en que se recibió la solicitud para el ejercicio de los derechos ARCO, la determinación adoptada […]” Fuente: Ley Federal de Protección de Datos Personales, artículo 31, DOF 14-11-2025.
Son 20 días para responder y 15 más para ejecutarla, según ese artículo. Si sacar un expediente depende de soporte, el plazo lo corres tú.
¿Quién puede cambiar un precio sin llamar a soporte?
Un tarifario que solo mueve el proveedor no es tuyo. Estas cinco se hacen con el sistema en pantalla.
| Pregunta, literal | Descalifica si |
|---|---|
| Sube ahora la tarifa de una ruta y muéstramela | Lo hace soporte |
| ¿Acepta precio fijo por par de ciudades? | Solo cobra por hora |
| ¿Los recargos de domingo o festivo entran solos? | Se suman a mano |
| ¿El cotizador lleva mi logo y mi dominio? | Sale con la marca del proveedor |
| ¿Qué pasa con una cotización vencida? | No vencen nunca |
Pídele que suba la tarifa de la ruta que más vendes y recotice 20 cotizaciones tuyas, con tus propios datos. Si el precio nuevo sale mientras hablan, mandas tú.
Bloque 3: operación y cuadrilla, con tu agenda abierta
La operación se prueba con tu calendario, no con el del demo. Abre los 20 servicios agendados, con tus propios datos, y pide que los capture.
| Pregunta, literal | Descalifica si |
|---|---|
| Asigna dos mudanzas al mismo camión el mismo día | Las deja pasar |
| ¿Cómo asigno cuadrilla si falta un ayudante? | La cuadrilla es texto libre |
| ¿Qué ve mi gente en campo y en qué aparato? | Nada, o algo que no existe |
| ¿Cómo registro un cambio de fecha? | Se edita sin dejar rastro |
| ¿Qué pasa si el celular se queda sin señal? | No lo han considerado |
El empalme de la primera se paga en efectivo: dos cuadrillas en la banqueta y un servicio reprogramado. Si lo deja pasar callado, ordena antes la operación de mudanzas.
¿Cómo entra el dinero y qué se rompe fuera de México?
Aquí se cae casi todo el catálogo importado. Siete preguntas cubren cobro y fiscalidad, y las cuatro últimas no las contesta ningún producto de fuera.
| Pregunta, literal | Descalifica si |
|---|---|
| ¿Cómo registro una transferencia y quién valida el comprobante? | Solo hay tarjeta |
| ¿Cómo llevo abonos parciales y el saldo? | Solo pagado o no pagado |
| ¿Qué reportes salen solos y en qué formato? | Se arman a la medida |
| ¿Emite CFDI 4.0 o se lo pasa a quien factura? | No distingue las dos cosas |
| ¿Guarda RFC, código postal fiscal y la clave 78101804? | Sugiere ponerlo en notas |
| ¿Contempla el complemento Carta Porte en tramo federal? | Dice que lo ve tu contador |
| ¿En qué moneda me facturas? | Da un rango, no una cifra |
Las dos fiscales salen del instructivo del complemento Carta Porte del SAT, cuyo apéndice 14 pide la clave 78101804 en el CFDI de una mudanza, y del umbral que la detona: tramo federal fuera de un radio de 30 km con unidad mayor a un camión C2. Ese hueco no lo cubre el mercado que copiamos: la guía 14 Questions Every Mover Should Ask in a Moving Software Demo, de junio de 2025, es el mejor cuestionario del sector y no menciona CFDI, Carta Porte, México ni pesos. El cobro está en cómo cobrar en una empresa de mudanzas.
Las preguntas que este sitio tampoco contesta con un sí
Cinco de las 25 le duelen a Nimbaro. En las dos fiscales, ni el timbrado ni la Carta Porte están documentados; en la de campo, no hay aplicación publicada; y en las de contrato, ni tarifa ni plazo aparecen en el sitio.
Bloque 6: contrato y el semáforo para decidir al colgar
El precio va al final a propósito: preguntar la cifra primero convierte la llamada en negociación y te deja sin las 22 respuestas que deciden.
Manda estas tres por correo 2 días antes, con tus propios datos.
| Pregunta, literal | Descalifica si |
|---|---|
| ¿Qué plazo firmo y qué pasa si me voy en el mes cuatro? | El contrato se ve después |
| ¿Qué está incluido y qué se cobra aparte, renglón por renglón? | Todo incluido, sin lista |
| ¿Quién contesta si el sábado a las nueve no abre? | Correo en días hábiles |
La primera tiene respuesta pública, así que no aceptes vaguedad: MoveSuite lo escribe en su página, “Sin cuota de alta · Sin permanencia · Cancela cuando quieras”. Fuente: MoveSuite, precios, agosto de 2026. Que lo publique un español no lo hace mejor: demuestra que ese compromiso se escribe.
| Bloque | Verde | Ámbar | Rojo |
|---|---|---|---|
| Datos | Formato y plazo por escrito | Contesta sin escribirlo | Remite a soporte |
| Tarifario | Cambia el precio en pantalla | Tarda días | Lo mueve soporte |
| Operación | Lo demuestra con tu caso | Usa un caso inventado | Cambia de tema |
| Dinero y SAT | Separa lo que hace de lo que no | Promete que viene | Dice que sí |
| Contrato | Manda contrato y extras | Manda solo el contrato | Lo deja para después |
La regla es corta: dos rojos en datos o en contrato descartan sin segunda llamada.
Un rojo suelto en operación se negocia; uno en datos, no.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar una demo?
Una hora alcanza si llevas las preguntas escritas. Media hora no da tiempo de capturar un servicio real completo, y más de hora y media significa que ves módulos que no vas a usar. Acepta una segunda sesión solo con tu tarifario cargado.
¿Puedo pedir que me dejen probar el sistema con mis datos?
Sí, y es la petición que mejor filtra. Pide capturar tres servicios que ya cobraste y comparar el precio que devuelve contra lo que facturaste. Si no coincide, encontraste algo antes de firmar. Quien no te deja tocar el teclado te vende a ciegas.
¿Qué hago si el vendedor no sabe responder algo?
Anótalo y pide la respuesta por escrito con fecha de compromiso. No lo sé es una respuesta aceptable; lo averiguo y después el silencio, no. Cuenta cuántos días tarda en regresártela: ese número anticipa la atención que tendrás como cliente.
¿Debo preguntar el precio al principio o al final?
Al final, y por escrito. Preguntar la cifra al inicio convierte la llamada en negociación y el vendedor acomoda lo demás alrededor de ella. Pide el total de doce meses para tu número real de usuarios y sucursales, con impuestos incluidos.
¿Vale la pena hacer más de una demo del mismo producto?
Vale si la segunda la conduce quien va a usar el sistema a diario. La primera sirve para descartar; la segunda, para que tu equipo lo intente romper con casos difíciles: una mudanza con dos domicilios, un cliente que abona en tres partes.
¿Cambian las preguntas si solo tengo dos camiones?
Cambia el peso, no la lista. Con dos unidades, los bloques de datos y de contrato valen igual, y el de operación pesa menos porque la agenda todavía te cabe en la cabeza. A ese tamaño, revisa antes si el problema es el tarifario.
Qué hacer ahora
Imprime las cinco tablas y llévalas tal cual. Manda por correo el bloque de datos y las tres de contrato antes de la sesión. Al colgar, llena el semáforo con el nombre de quien te atendió. Cuando tengas finalista, lo que sigue es migrar de Excel a un sistema. Para estrenarlo contra alguien que sabe que lo vas a usar, agenda una demo con tus propias rutas.
Fuentes consultadas
- Ley Federal de Protección de Datos Personales, artículo 31, DOF 14-11-2025.
- SAT, instructivo del complemento Carta Porte 3.1, apéndice 14, 2024.
- MoveSuite, página de precios, 6 de agosto de 2026.
- SmartMoving, 14 Questions Every Mover Should Ask in a Demo, junio de 2025.
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